ZAMANI DOĞRU YÖNETMEK Zaman yönetimi araçlarını ve bu konu hakkında yazılanları araştırırken bilgileri okuduk,sindirdik ve sekiz temel yaklaşıma indirgedik . bu yaklaşımların her birini köklerinden meyvelerine kadar inceleyip güçlü ve zayıf yanlarını dikkatlice gözden geçirmek istiyoruz. Temelde o yaklaşımların yaşam  kalitesi üzerindeki etkisi nedir?Bu yaklaşımlar  kökü  temeldeki varsayımlara ya da kaynaklandıkları paradigmaya dayanır.temel varsayımlara gerçekten katılıyor muyuz? Her yaklaşım değerlidir ve önemli bir katkıda bulunur.ancak temel paradigması hatalı ya da eksikse hiçbir etkili uygulama yada çaba istenilen sonuçları üretemez. Bu yaklaşımların bazılarına git gide artan bir çaba harcadığımız halde sonuçlarda anlamlı bir gelişme olmaması temel bir paradigma sorununun göstergesidir. 

“Kendini toparla” yaklaşımı :

 Bu yaklaşım zaman yönetiminde ortaya çıkan sorunların büyük bir kısmının hayatımızdaki düzensizlikten kaynaklandığını iddia eder.çoğunlukla istediğimiz şeyi aradığımız anda bulamayız.sürekli  olarak bir şeyler arada kaynayıp gider.çoğu kez yanı sistemde yatar.dosyalama gelen giden evraklar hatırlatma ve veri tabanı sistemlerinde.bu  sistemler genellikle üç alandaki düzenleme üzerinde odaklanır.

Ø      Nesneleri düzenlemek  anahtarlardan bilgisayar ekranlarına dosyalama sistemlerinden evrak dolaplarına büro alanından mutfak alanına kadar her şeye çeki düzen vermek

Ø      Görevleri düzenlemek basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve proje yönetimi yazılımlarına kadar çeşitli araçlar kullanarak yapılacak işleri bir düzene ve sıraya sokmak.

Ø      İnsanları düzenlemek gerek kendinizin gerekse başkalarının yapabileceği işleri tanımlamak yetki devretmek olup bitenlere hakim olmak için izleme sistemleri yaratmak.

 Düzen yaklaşımı kişisel uygulamayı aşıp kurumsal uygulamaya geçer. Bir şirket zor duruma düştüğünde  yeniden düzenleme yeniden yapılanma her şeyi  silkeleme fe kendimizi toparlama zamanı gelmiştir.Güçlü yanları; Bize  zaman kazandırır ve daha verimli olmamıza yol açar.anahtar giysi ya da kaybolmuş raporları arayarak zaman yitirmeyiz . çabalarımızı boşa harcamayız.düzenleme zihni açar  ve tertip sağlar. Zayıf yanları;  Tehlikeli olan şudur,düzenleme daha büyük amaçlar için bir amaç olmak yerine başlı başına bir araç haline gelir.zamanın çok büyük bir bölümü üretim yerine planlamayla  geçirilmiş olur.bir çok kişi planlamayla meşgul olduğu için işini yaptığını sanır,oysa aslında önemli işi bitirmek yerine ertelemiş olabilirler.aşırıya gidildiğinde planlama gücü bir zaafa dönüşebilir.

SAVAŞÇI YAKLAŞIM:

Savaşçı yaklaşım,kendine ayrılan zamanın korunması ve üretim üzerinde odaklanır. Birçoğumuz kendini boğucu bir ortamın talepleriyle kuşatılmış hisseder. Yapılacak işlerin ,çalışanların üstesinden gelebileceğinden çok daha fazla olduğu ortamlarda çalışırız. Bilgisayar ağına bağlı bir takvimimiz varsa açtığımızda hayatımızın önümüzdeki altı ay boyunca programlandığını görürüz. Yanıtlanması gereken telesekreter mesajları vardır,insanlar sürekli kapımızı çalar. Yapmamız gereken katkıyı ,verimli ve bağımsız çalışmamız için gereken sakin ,rahatsız edilmediğimiz bir zamanımız olmadıkça asla yapamayacağımızı biliriz. Zamana karşı savaşan kişi,saldırıları geri püskürtmek için bir şeyler yapmazsak sistemin diri diri gömen bir  çığa dönüşeceğini kavrar. Dolayısıyla savaşçı yaklaşım kendini korumak yeterince verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla zamanına sahip çıkmak üzerinde odaklanır. Aşağıdaki gibi güçlü  teknikler içerir:

Ø      Kendini yalıtmak,(sekreteri devreye sokmak,kitapları kapatmak,tele sekreter kullanmak,bebek bakıcısı tutmak ve anlamsız iletişimi reddetmek.)

Ø      Yalnız kalmak (rahatsız edilmemek için yalnız kalınabilecek bir yere çekilmek.)

Ø      Yetki devretmek,(daha etkili işlere zaman ayırabilmek için başkalarına görev vermek.)

Güçlü yanları:

Bu yaklaşım güçlü yanı zamanımızı n sorumluluğunu kişisel olarak üstlenmeye dayalı olmasıdır. Verimli ve bağımsız çalışabilmek için sakin rahatsız edilmediğimiz bir zamanımız olduğundan üretebiliriz. Hepimiz zaman zaman özellikle de son derece yaratıcı bir işe giriştiğimizde bu tür bir zamana ihtiyaç duyarız.

Zayf yanları:

Bu yaklaşım temelde başkalarını düşman olarak görür. “Onlar senin programına müdahale etmeden sen onlarınkine et.” Hayatta kalmayı gözeten bir paradigmadır. Yalıt,tecrit et,sindir. Sınır koy . …toplantıları insanları sinirlendirmeden yönet. Hayır de. İnsanları çalışma odandan çıkartmayı öğren. Konuşmanın ortasında telefonu kapat.yalnız karşı tarafın değil kendi cümlenin ortasında kapatmaya özen göster.Bu yaklaşım,istediğimizi yapabilmemiz için insanların yolumuzdan çekilmesini sağlayabilir. Ancak yapmak istediğimiz şey onları da kapsadığında genelde işbirliğine hiç de hevesli olmadıklarını fark  ederiz. Ayrıca bu savunmacı,reaktif tavır,çoğu zaman başkalarının manipülasyonuna yol açar ve kendi kendini doğrulayan bir kehanete dönüşür. İnsanlar bir kenara itildiklerini zannederler ve bilinçli olarak veya bilinçsizce karşı saldıra geçerler. Zamanınızı veya  dikkatinizi çelmek isterler çevrenizde dolanır ya da sizi işin içine katmaksızın çalışır ve düzeltmek için çok daha fazla zaman harcamanızı gerektirecek bir sürü sorun yaratırlar.Kişisel sorumluluk geçerli ve güçlü bir ilkedir. Başkalarının düşman olduğu düşüncesiyle birleştiğinde ise sorun çıkarır.kısa vade de çok üretken olabilsek de,bu bağımsız başarı paradigmasının neticeleri uzun vade de yakamıza yapışır. Karşılıklı bağımlı gerçeklikte bağımsız yaklaşım etkisiz kalır.

HEDEF YAKLAŞIMI :

Bu yaklaşım temelde,“Ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca” der. Uzun,orta ve kısa vadeli  planlama hedef saptama,gözünde canlandırma,kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma   gibi teknikler içerir.

Güçlü yanları :                                 

 Bu dünya çapında performans gösterenlerin, olimpik sporcuların yaklaşımıdır. Daha az yeteneğe sahip kişilerin bedelini ödemeye razı olarak – yani,kuvvetleri örgütleyerek,enerjiyi yoğunlaştırarak,dikkatinin dağılmasını reddederek,araya engel girmesine izin vermeyerek- daha büyük yeteneklerin performansını aşma gücüdür. Kişisel gelişim alanında deneysel olarak kanıtlanabilecek birkaç şeyden biri,önlerine hedef koyan birey ve kurumların daha başarılı olduklarıdır.hedeflerini belirleyip bunlara ulaşabilen kişilerin genelde istedikleri şeyi başardıkları bir gerçektir. 

Zayf yanları :   

Başarı merdivenini tırmanmak için hedef yaklaşımını kullanan – ve sonunda yanlış duvara dayalı olduğunu fark eden – sayısız kişi vardır. Hedefleri belirleyip bunlara ulaşabilmek için olağanüstü çaba harcarlar. Ancak istedikleri şeyi elde ettiklerinde bunun bekledikleri sonucu getirmediğini görürler. Hayat boş sönmüş bir balon gibi görünür. “Hepsi bu mu yani.” Hedefler ilkelere ve temel ihtiyaçlara dayalı değilse ulaşmayı olanaklı kılan tek bir hedefe kitlenme hali,insanları yaşamlarındaki dengesizliğe  karşı köreltir.milyarlık gelirleri olabilir,ancak birkaç boşanmanın ve kendisiyle konuşmaya bile yanaşmayan çocukların acısıyla yaşamaktadırlar.toplumsal imajları göz kamaştırıcı olabilir,ancak özel yaşamları bomboştur.alkışlara boğulurlar ancak ne zengin  ve doyurucu ilişkileri vardır,nede içten gelen bir bütünlük anlayışları.

ABC YAKLAŞIMI

 Abc yaklaşımı,  “istediğinizi yapabilirsiniz ama her şeyi yapamazsınız” der. Hedef yaklaşımından etkilenir ve buna önemli bir kavram olan ardışıklığı ekler; “Çabalarınızı öncelikle en önemli işleriniz üzerinde yoğunlaştırın.” Değerlerin açıklığa kavuşturulması ve görev sıralaması gibi teknikler içerir.iddiası şudur; Neye ulaşmak istediğinizi biliyorsanız ve çabalarınızı öncelikle o işlerin üzerinde yoğunlaştırırsanız,mutlu olursunuz.

Güçlü yanları : 

Bu geleneksel  “önemli işlere öncelik” yaklaşımıdır. Düzen ve ardışıklık sağlar. Günlük yaşamda  bu yaklaşım abc den basit 123 e kadar yapılacak işler ile en öncelikli görevler üzerinde odaklanma teşvikini birbirinden ayıran bir takım teknikler sunar. Daha yakın zamanlarda yazılmış yapıtlar,yaşam boyu sürecek öncelikleri göz önünde bulundurma kavramını geliştirmektedir.

Zayf yanları : 

Başlıca yanılgısı değerlerin netleştirilmesi yaşam kalitesini ilkelerin ve doğal yasaların belirlediği gerçeğini göz ardı  etmesidir. Bu  ihmal insanların sık sık doğa yasalarıyla çelişkili değerleri benimseyip bunları izlemelerine yol açar. Bu  değerler ise yalnızca engellenmişlik duygusuna  ve başarısızlığa yol açar.

SİHİRLİ ARAÇ YAKLAŞIMI

Bu yaklaşım doğru aracın ( doğru takvimin,doğru planlamanın,doğru bilgisayar programının…) bize yaşam kalitesi yaratma gücünü vereceği varsayımına dayalıdır. Bu araçlar gerçekten de öncelikleri  izlememize işler planlamamıza ve ana bilgiye rahatça ulaşmamıza yardımcı olur. Temelde sistem ve yapıların daha etkili olabilmemiz için bize yardım edeceğini varsayar.

Güçlü yanları:

Araçların etkili bir şekilde kullanılması kuşkusuz çok önemlidir. Doğru araçlar,ev kurmaktan yaşam kurmaya kadar,güçlü bir fark yaratabilir. Kürek kullanabilecekken kaşıkla kazmaya ne gerek vardır? Aşağıdaki işleri yapmanıza yardımcı olan gelişmiş bir planlayıcı edinebileceğiniz halde basit bir takvim kullanmanıza ne gerek vardır? Öncelikleri dikkatle izleme hedefleri göz önünde bulundurma görevleri düzenleme sık kullanılan bilgileri düzenleyip çabucak erişebilme 

Zayf yanları :

Zaman yönetimi araçlarından birçoğunun tasarımının ardındaki temel paradigma, hedef yaklaşımına ve abc yaklaşımına döner. Daha önce de gözlemlediğimiz gibi bu yaklaşımların hem bazı güçlü yanları hem de ciddi hataları vardır. Bu ise büyük ölçüde yaşam kalitesini belirleyen dış gerçekliklerin hiç dikkate alınmamasından kaynaklanır.Teknolojinin  her şeyin yanıtı olduğuna ilişkin temel varsayım da hatalıdır. En mükemmel araçlar bile vizyonun ölçüp biçmenin yaratıcılığın karakter yada yeterliliğin yerini tutamaz. Büyük bir kamera büyük bir fotoğrafçı yaratmaz. Mükemmel bir planlayıcı da mükemmel bir yaşam yaratmaz. Yine de yeni bir ajanda yada planlayıcı bu tür bir vaadi içerir. İyi bir araç yaşam kalitesi yaratma yeteneğimizi geliştirebilir ancak bunu asla bizim asımıza yaratamaz.

ZAMAN YÖNETİMİ 101 YAKLAŞIMI

Bu yaklaşım zaman yönetiminin temelde muhasebe  yada kelime işlem gibi bir beceri olduğu paradigmasına dayalıdır ve günümüz dünyasında etkili olabilmek için şu tür becerilerde uzmanlaşmamız gerektiğini söyler:

·        Bir planlayıcı yada randevu defteri kullanma

·        “Yapılacak işler” listesi oluşturma

·        Hedef belirleme

–         yetki devretme

–         planlama

–         öncelikleri sıralama

Güçlü yanları:

Özellikle kuruluşun değer verdiği mesleki beceriler  açısından bazı ilerlemeler kaydedilir.

Zayf yanları:

Eğitimin derinliği ve kalitesi en önemli konudur. Hangi temel paradigmalar öğretilmektedir? Bunlar doğru ilkelerle bağlantılı mıdır? Yoksa yaşamın doğası ve etkili olmak hakkında geçersiz varsayımlar mı üretmektedir? İlginçtir ki pek de düzenli olmayan yada mükemmel bir ajanda kullanmayan birçok kişi düzenli olan ve ajanda kullananlara oranla daha huzurlu oluyor,daha zengin ilişkiler kuruyor ve hayattan daha büyük bir zevk alıyor. Uzun vadede ise bu kişiler zaman yönetimi konusunda daha becerikli olanlara göre kuruluşa daha büyük bir katkıda bulunuyor.

“KENDİNİ AKINTIYA BIRAK” YAKLAŞIMI

Bu yaklaşım geleneksel zaman yönetimine göre zaman ve yaşam hakkında bir dizi farklı varsayım üretir.  Temelindeki paradigmaya göre akıntıya kapılmayı öğrenip yaşamın doğal ritmine dönmek yaşantımızı doğamızda bulunan kendiliğindenliğe ve beklenmedik fırsatlara açacaktır.

Güçlü yanları:  

Gelecekteki bir tarihte  uygarlığımızın kalıntıları  arkeolojik bir kazıyla ortaya çıkarıldığında kesinlikle toplumumuzun saatlere taptığı sonucuna varılacağı öne sürülmüştür. Okullarımızda,ibadet yerlerimizde,işyerimizde,evimizin her bir odasında saat bulunduruyoruz.onlara tapsakta tapmasakta saatler tik tak eder. Telefonlar çalar bilgisayarlar bib diye öter,homurdanır ve bu mekanik ahenk hızlı buyurgan bir tempo tutar.

Zayf yanları:

Genelde bu yaklaşım acili yet bağımlılığına karşı bir tepkidir ve yaşam kalitesi yaratılmasına yardımcı olmak yerine bir kaçışa neden olur. sık sık vizyon amaç ve denge gibi hayati unsurların kaybına yol açar. Ayrıca,çoğu kez önemli olanı başarmak kendini akıntıya bırakmak yerine özgür iradeyi kullanarak akıntıya karşı yüzmek anlamına gelir.

İYİLEŞTİRME YAKLAŞIMI (ÖZBİLİNÇ)

Son zamanlarda yazılan en ciddi yapıtlardan bir kaçı iyileştirme yaklaşımı diye bilinen şeyden ortaya çıktı. Temel paradigmasına göre,kendi amacına aykırı yada işlevsiz zaman yönetimi davranışları şeklinde kendini gösteren çevre,kalıtım,senaryolar ve diğer etkilerin sonucunda ruh dünyasında temel eksiklikler oluşmaktadır.

Erken yaşta bir rol örneğinden yada aile kültüründen etkilenen birey bir “mükemmeliyetçi” haline gelebilir;yetki devretmekten korkar,herşeyi en ufak ayrıntısına kadar yönetmeye eğilimlidir,kaynakların etkili kullanımını aşan projeler üzerinde aşırı zaman harcar.çocuklukta yada çevre baskısıyla benimsenen “insanların hoşuna gitme”  senaryosu,reddedilme korkusuyla aşırı yükümlülük ve aşırı iş üslenmeye dönüşebilir. “İşleri sürüncemede bırakan” kişi geçmişteki başarıları başka birini incittiyse yada aile hayatında çok pahalıya mal olduysa başarısızlık kadar başarıdan da korka bilir. Önerilen çözüm,zaman yönetimi sorunlarını yaratan psikolojik ve sosyolojik yetersizliği iyileştirmektedir.

Güçlü yanları:

Bu yararlı bir yaklaşımdır, çünkü davranış tarzımızı yaratan bazı paradigmalar,yani sorunun kökleri üzerine odaklanır.özbilincin gelişmesine yol açar ve insanları temel değişmelere ve ilerlemelere hazırlar.

Zayıf yönleri:

Önerilen iyileştirme yöntemleri,genel tedavide kullanılanlar kadar çeşitlidir.bu yaklaşım değerli iç görüler sağlayıp sorunun bir parçasını tanımlamaya yardımcı olsa da,reçeteden çok teşhis değeri taşır.çözüme bütüncül bir yaklaşım getirme iddiası bile yoktur. Ve benimsenmiş olan pek çok yaklaşım en temel konularda bile birbiriyle çelişkilidir. Ayrıca, çok dar bir alanı kapsar.zaman yönetimiyle ilgili bir çok değişik sorunla ilgilenmez.

Bunların yanı sıra,öz bilinç kendi içinde ve dışında büyük bir önem taşısa da tek başına bir bütün değildir.geçmişteki senaryomuzu anlamak,anlamlı bir değişim yaratmanın yalnızca bir parçasıdır.