ZAMANI DOĞRU YÖNETMEK
ZAMANI DOĞRU YÖNETMEK
“Kendini toparla” yaklaşımı :
Ø Nesneleri düzenlemek anahtarlardan bilgisayar ekranlarına dosyalama sistemlerinden evrak dolaplarına büro alanından mutfak alanına kadar her şeye çeki düzen vermek
Ø Görevleri düzenlemek basit listelerden karmaşık planlama tablolarına ve proje yönetimi yazılımlarına kadar çeşitli araçlar kullanarak yapılacak işleri bir düzene ve sıraya sokmak.
Ø İnsanları düzenlemek gerek kendinizin gerekse başkalarının yapabileceği işleri tanımlamak yetki devretmek olup bitenlere hakim olmak için izleme sistemleri yaratmak.
SAVAŞÇI YAKLAŞIM:
Savaşçı yaklaşım,kendine ayrılan zamanın korunması ve üretim üzerinde odaklanır. Birçoğumuz kendini boğucu bir ortamın talepleriyle kuşatılmış hisseder. Yapılacak işlerin ,çalışanların üstesinden gelebileceğinden çok daha fazla olduğu ortamlarda çalışırız. Bilgisayar ağına bağlı bir takvimimiz varsa açtığımızda hayatımızın önümüzdeki altı ay boyunca programlandığını görürüz. Yanıtlanması gereken telesekreter mesajları vardır,insanlar sürekli kapımızı çalar. Yapmamız gereken katkıyı ,verimli ve bağımsız çalışmamız için gereken sakin ,rahatsız edilmediğimiz bir zamanımız olmadıkça asla yapamayacağımızı biliriz. Zamana karşı savaşan kişi,saldırıları geri püskürtmek için bir şeyler yapmazsak sistemin diri diri gömen bir çığa dönüşeceğini kavrar. Dolayısıyla savaşçı yaklaşım kendini korumak yeterince verimli ve bağımsız çalışabilmek amacıyla zamanına sahip çıkmak üzerinde odaklanır. Aşağıdaki gibi güçlü teknikler içerir:
Ø Kendini yalıtmak,(sekreteri devreye sokmak,kitapları kapatmak,tele sekreter kullanmak,bebek bakıcısı tutmak ve anlamsız iletişimi reddetmek.)
Ø Yalnız kalmak (rahatsız edilmemek için yalnız kalınabilecek bir yere çekilmek.)
Ø Yetki devretmek,(daha etkili işlere zaman ayırabilmek için başkalarına görev vermek.)
Güçlü yanları:
Bu yaklaşım güçlü yanı zamanımızı n sorumluluğunu kişisel olarak üstlenmeye dayalı olmasıdır. Verimli ve bağımsız çalışabilmek için sakin rahatsız edilmediğimiz bir zamanımız olduğundan üretebiliriz. Hepimiz zaman zaman özellikle de son derece yaratıcı bir işe giriştiğimizde bu tür bir zamana ihtiyaç duyarız.
Zayf yanları:
Bu yaklaşım temelde başkalarını düşman olarak görür. “Onlar senin programına müdahale etmeden sen onlarınkine et.” Hayatta kalmayı gözeten bir paradigmadır. Yalıt,tecrit et,sindir. Sınır koy . …toplantıları insanları sinirlendirmeden yönet. Hayır de. İnsanları çalışma odandan çıkartmayı öğren. Konuşmanın ortasında telefonu kapat.yalnız karşı tarafın değil kendi cümlenin ortasında kapatmaya özen göster.
HEDEF YAKLAŞIMI :
Bu yaklaşım temelde,“Ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca” der. Uzun,orta ve kısa vadeli planlama hedef saptama,gözünde canlandırma,kendini motive etme ve olumlu bir düşünce tarzı yaratma gibi teknikler içerir.
Güçlü yanları :
Bu dünya çapında performans gösterenlerin, olimpik sporcuların yaklaşımıdır. Daha az yeteneğe sahip kişilerin bedelini ödemeye razı olarak – yani,kuvvetleri örgütleyerek,enerjiyi yoğunlaştırarak,dikkatinin dağılmasını reddederek,araya engel girmesine izin vermeyerek- daha büyük yeteneklerin performansını aşma gücüdür. Kişisel gelişim alanında deneysel olarak kanıtlanabilecek birkaç şeyden biri,önlerine hedef koyan birey ve kurumların daha başarılı olduklarıdır.hedeflerini belirleyip bunlara ulaşabilen kişilerin genelde istedikleri şeyi başardıkları bir gerçektir.
Zayf yanları :
Başarı merdivenini tırmanmak için hedef yaklaşımını kullanan – ve sonunda yanlış duvara dayalı olduğunu fark eden – sayısız kişi vardır. Hedefleri belirleyip bunlara ulaşabilmek için olağanüstü çaba harcarlar. Ancak istedikleri şeyi elde ettiklerinde bunun bekledikleri sonucu getirmediğini görürler. Hayat boş sönmüş bir balon gibi görünür. “Hepsi bu mu yani.” Hedefler ilkelere ve temel ihtiyaçlara dayalı değilse ulaşmayı olanaklı kılan tek bir hedefe kitlenme hali,insanları yaşamlarındaki dengesizliğe karşı köreltir.milyarlık gelirleri olabilir,ancak birkaç boşanmanın ve kendisiyle konuşmaya bile yanaşmayan çocukların acısıyla yaşamaktadırlar.toplumsal imajları göz kamaştırıcı olabilir,ancak özel yaşamları bomboştur.alkışlara boğulurlar ancak ne zengin ve doyurucu ilişkileri vardır,nede içten gelen bir bütünlük anlayışları.
ABC YAKLAŞIMI
Güçlü yanları :
Bu geleneksel “önemli işlere öncelik” yaklaşımıdır. Düzen ve ardışıklık sağlar. Günlük yaşamda bu yaklaşım abc den basit 123 e kadar yapılacak işler ile en öncelikli görevler üzerinde odaklanma teşvikini birbirinden ayıran bir takım teknikler sunar. Daha yakın zamanlarda yazılmış yapıtlar,yaşam boyu sürecek öncelikleri göz önünde bulundurma kavramını geliştirmektedir.
Zayf yanları :
Başlıca yanılgısı değerlerin netleştirilmesi yaşam kalitesini ilkelerin ve doğal yasaların belirlediği gerçeğini göz ardı etmesidir. Bu ihmal insanların sık sık doğa yasalarıyla çelişkili değerleri benimseyip bunları izlemelerine yol açar. Bu değerler ise yalnızca engellenmişlik duygusuna ve başarısızlığa yol açar.
SİHİRLİ ARAÇ YAKLAŞIMI
Bu yaklaşım doğru aracın ( doğru takvimin,doğru planlamanın,doğru bilgisayar programının…) bize yaşam kalitesi yaratma gücünü vereceği varsayımına dayalıdır. Bu araçlar gerçekten de öncelikleri izlememize işler planlamamıza ve ana bilgiye rahatça ulaşmamıza yardımcı olur. Temelde sistem ve yapıların daha etkili olabilmemiz için bize yardım edeceğini varsayar.
Güçlü yanları:
Araçların etkili bir şekilde kullanılması kuşkusuz çok önemlidir. Doğru araçlar,ev kurmaktan yaşam kurmaya kadar,güçlü bir fark yaratabilir. Kürek kullanabilecekken kaşıkla kazmaya ne gerek vardır? Aşağıdaki işleri yapmanıza yardımcı olan gelişmiş bir planlayıcı edinebileceğiniz halde basit bir takvim kullanmanıza ne gerek vardır? Öncelikleri dikkatle izleme hedefleri göz önünde bulundurma görevleri düzenleme sık kullanılan bilgileri düzenleyip çabucak erişebilme
Zayf yanları :
Zaman yönetimi araçlarından birçoğunun tasarımının ardındaki temel paradigma, hedef yaklaşımına ve abc yaklaşımına döner. Daha önce de gözlemlediğimiz gibi bu yaklaşımların hem bazı güçlü yanları hem de ciddi hataları vardır. Bu ise büyük ölçüde yaşam kalitesini belirleyen dış gerçekliklerin hiç dikkate alınmamasından kaynaklanır.
ZAMAN YÖNETİMİ 101 YAKLAŞIMI
Bu yaklaşım zaman yönetiminin temelde muhasebe yada kelime işlem gibi bir beceri olduğu paradigmasına dayalıdır ve günümüz dünyasında etkili olabilmek için şu tür becerilerde uzmanlaşmamız gerektiğini söyler:
· Bir planlayıcı yada randevu defteri kullanma
· “Yapılacak işler” listesi oluşturma
· Hedef belirleme
– yetki devretme
– planlama
– öncelikleri sıralama
Güçlü yanları:
Özellikle kuruluşun değer verdiği mesleki beceriler açısından bazı ilerlemeler kaydedilir.
Zayf yanları:
Eğitimin derinliği ve kalitesi en önemli konudur. Hangi temel paradigmalar öğretilmektedir? Bunlar doğru ilkelerle bağlantılı mıdır? Yoksa yaşamın doğası ve etkili olmak hakkında geçersiz varsayımlar mı üretmektedir?
“KENDİNİ AKINTIYA BIRAK” YAKLAŞIMI
Bu yaklaşım geleneksel zaman yönetimine göre zaman ve yaşam hakkında bir dizi farklı varsayım üretir. Temelindeki paradigmaya göre akıntıya kapılmayı öğrenip yaşamın doğal ritmine dönmek yaşantımızı doğamızda bulunan kendiliğindenliğe ve beklenmedik fırsatlara açacaktır.
Güçlü yanları:
Gelecekteki bir tarihte uygarlığımızın kalıntıları arkeolojik bir kazıyla ortaya çıkarıldığında kesinlikle toplumumuzun saatlere taptığı sonucuna varılacağı öne sürülmüştür. Okullarımızda,ibadet yerlerimizde,işyerimizde,evimizin her bir odasında saat bulunduruyoruz.onlara tapsakta tapmasakta saatler tik tak eder. Telefonlar çalar bilgisayarlar bib diye öter,homurdanır ve bu mekanik ahenk hızlı buyurgan bir tempo tutar.
Zayf yanları:
Genelde bu yaklaşım acili yet bağımlılığına karşı bir tepkidir ve yaşam kalitesi yaratılmasına yardımcı olmak yerine bir kaçışa neden olur. sık sık vizyon amaç ve denge gibi hayati unsurların kaybına yol açar. Ayrıca,çoğu kez önemli olanı başarmak kendini akıntıya bırakmak yerine özgür iradeyi kullanarak akıntıya karşı yüzmek anlamına gelir.
İYİLEŞTİRME YAKLAŞIMI (ÖZBİLİNÇ)
Son zamanlarda yazılan en ciddi yapıtlardan bir kaçı iyileştirme yaklaşımı diye bilinen şeyden ortaya çıktı. Temel paradigmasına göre,kendi amacına aykırı yada işlevsiz zaman yönetimi davranışları şeklinde kendini gösteren çevre,kalıtım,senaryolar ve diğer etkilerin sonucunda ruh dünyasında temel eksiklikler oluşmaktadır.
Erken yaşta bir rol örneğinden yada aile kültüründen etkilenen birey bir “mükemmeliyetçi” haline gelebilir;yetki devretmekten korkar,herşeyi en ufak ayrıntısına kadar yönetmeye eğilimlidir,kaynakların etkili kullanımını aşan projeler üzerinde aşırı zaman harcar.çocuklukta yada çevre baskısıyla benimsenen “insanların hoşuna gitme” senaryosu,reddedilme korkusuyla aşırı yükümlülük ve aşırı iş üslenmeye dönüşebilir. “İşleri sürüncemede bırakan” kişi geçmişteki başarıları başka birini incittiyse yada aile hayatında çok pahalıya mal olduysa başarısızlık kadar başarıdan da korka bilir. Önerilen çözüm,zaman yönetimi sorunlarını yaratan psikolojik ve sosyolojik yetersizliği iyileştirmektedir.
Güçlü yanları:
Bu yararlı bir yaklaşımdır, çünkü davranış tarzımızı yaratan bazı paradigmalar,yani sorunun kökleri üzerine odaklanır.özbilincin gelişmesine yol açar ve insanları temel değişmelere ve ilerlemelere hazırlar.
Zayıf yönleri:
Önerilen iyileştirme yöntemleri,genel tedavide kullanılanlar kadar çeşitlidir.bu yaklaşım değerli iç görüler sağlayıp sorunun bir parçasını tanımlamaya yardımcı olsa da,reçeteden çok teşhis değeri taşır.çözüme bütüncül bir yaklaşım getirme iddiası bile yoktur. Ve benimsenmiş olan pek çok yaklaşım en temel konularda bile birbiriyle çelişkilidir. Ayrıca, çok dar bir alanı kapsar.zaman yönetimiyle ilgili bir çok değişik sorunla ilgilenmez.
Bunların yanı sıra,öz bilinç kendi içinde ve dışında büyük bir önem taşısa da tek başına bir bütün değildir.geçmişteki senaryomuzu anlamak,anlamlı bir değişim yaratmanın yalnızca bir parçasıdır.