ZAMANI BANKA HESABI GİBİ YÖNETMEK
Her sabah hesabınıza 86.400 altın yatırılan bir bankanın olduğunu düşünün. Gün boyunca, bu altından istediğiniz kadar altını harcamakta veya harcamamakta serbest bırakıldınız. Ancak bir tek koşulla, o gün size ayrılan altından harcamayı başaramadığınız kısmı, ertesi güne devretmiyor. Yani bir önceki altının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız, ertesi sabah bankanızın hesabında yine 86.400 altın olduğunu görüyorsunuz. Kendinizi böyle bir durumla karşı karşıya bulsaydınız, acaba ne yapardınız?
Birçok insan gibi bu kadar altını hergün harcamak için bir yol bulurdunuz herhalde. Acil ihtiyaçlarınıza öncelik vermeniz mantıklı bir yol olacaktır şüpesiz. Ancak sizden beklenen, bu altını hergün yatıracak bir yer bulup, iyi planlamayla uzun vadede en büyük getiriyi sağlamak olacaktır.
Farkında olsak da olmasak da, yaşamımızın her gününde bu durum geçerlidir. Zaman “banka”dır. Ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86.400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz.
Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur. Peki ama nedir bu zaman? Günün 24 saat olması, haftanın 7 gün, yılın 365 gün olması mı? Yoksa bir gün için biçilen mesai saati mi? Bir yıl için tespit edilen aktif iş günü mü? Yoksa bütün bu belirlemelerin kişi için taşıdığı anlam; muhatapları için de bu anlamın muhtevası mı?
Drucker’a göre zaman “en kıt”ve “en eşsiz”,Mackenzıe’e göre “son derece nazik”,Lakıen’e göre ise “temel”bir kaynaktır. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji) Zaman kavramının felsefi tartışma alanına girmeden, sadece yönetim açısından ve sosyolojik boyutlarını dikkate alarak üzerinde durursak diyebiliriz ki zaman “bize verilen sürenin tamamıdır”.
Bu geniş çerçeveyi somutlaştırarak doldurmak mümkündür. Dolayısıyla zaman, bize biçilen süre, ömür, hayat olduğu kadar, bir günlük bir hayat dilimi veya belirli bir iş için gereken süre de olabilir. Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır.
İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir. Zaman, ne başka birşeyle değiştirilebilir, ne tasarruf edilebilir, ne ödünç alınabilir, ne satın alınabilir, ne çoğaltılabilir ne durdurulabilir, ne saklanabilir, ne de geriye doğru işletilebilir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji) Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır.
Bir sabah, her günkünden yaklaşık bir saat erken uyandınız ve kalktınız. Bu bir saat içinde acaba ne yapardınız?
(1) Kültür fizik hareketleri,
(2) Eşinize ve çocuklarınıza süpriz bir kahvaltı hazırlamak,
(3) Kitap okumak,
(4) İbadet etmek, vb.
Bu durumda seçme olanağına sahip olduğunuz eylemlerden birine öncelik veriyorsunuz ve onu ilk sıraya alıyorsunuz. Neden? “Yarın sabah ilk yapacağım iş…” tasarladığınız eylemler arasında birine öncelik veriyorsunuz. Neden diğer işlerden birine değil de bu işe öncelik? Çünkü belirlediğiniz kişisel ya da kurumsal amaçlara göre olayları sıralıyorsunuz.
Yaşamın tüm olayları arasında denge, uyum ve bütünlüğü gerçekleştiren bir gerçektir. Zamanı yönetmek demek, gücümüzün yoğunluğunu, hayati öneme haiz öncelikler açısından hedefler belirleme ve onları sonuçlandırmak için yöneltme yeteneğidir. Bir okulun dekanı, öğrencilerine söylediği gibi; “Hepimizin eşit olarak sahip olduğu bir tek şey vardır: Zaman!. Öyleyse zaman, sorunun kendisi değildir. Sorun bizde. Sorun ne kadar vaktimiz olduğunda değil, sahip olduğumuz süre içinde neler yaptığımızdadır.” (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Zaman yönetimi bu bağlamda “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı en iyi şekilde yönetmek demektir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).
Acaba insanlar bazı zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle sıralamak mümkündür:
1. İnsanlar, zamanlarını geçirme tarzlarının, kendi denetimleri altında bir şey olduğunu fark edememektedirler.
2. Hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanları olduğunu düşünememektedirler.
3. Boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilememektedirler.
4. Zamanlarını yönetme konusunda ne sisteme ne de bir stratejiye sahiptirler.
Genelde insanların bu kadar zaman kaybetmelerine neden olan en büyük sorun, zamanlarını planlamamalarıdır. Bir düşünür diyor ki, “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” Sonuç olarak; eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmayı istiyorsanız, zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka planlamalısınız.
Konuyu örgüt, yönetim ve yöneticiler açısından değerlendirdiğimizde; örgütler zamanı etkin kullanabilme yeterlilikleri açısından yönetim politikalarını geliştirmişlerdir. Böylece yönetsel zaman kavramı önem kazanmıştır. Yönetsel zaman ise yönetim yönetimin işlevlerini yerine getirmek için kullanılan zamandır. Örgütlerin; planlama, eşgüdüm, yönetim, denetim gibi temel işlevleri açısından ele alındığında, zamanın örgütün amaçlarına ulaşmasındaki etkililik derecesinde rol oynayan bir boyut, bir etmen olduğu ortaya çıkmaktadır. Yöneticilerin insanlarla birlikte olması ve onlara iş yaptırma durumunda bulunmaları, insanları tanımalarını gerektirmektedir. Yöneticilerin komuta zincirindeki kademeleri yükseldikçe, yapmakta oldukları işin teknik yönünde uzmanlaşmış olma zorunluluğu zayıflamaktadır. Buna karşılık insanları tanıması ve daha çok bu alanda bilgili olması gerekmektedir. Bu nedenle yönetim piramidinde yukarıya doğru çıkıldıkça yöneticinin yönetsel planlama zamanı da artmaktadır.
Üst düzey yöneticilerin dikkatini çekecek öncelikli konular, karmaşık ve birbirine karşıt gibi görünen konulardır. Eğer bu yöneticiler bir günde 20 soruna el atıyorsa ya organizasyonda lokal olarak halledilmesi gereken birbirine benzer sorunlarla uğraşıyor ya da karmaşık sorunlara yeteri kadar zaman ayıramıyor demektir. Her ikisi de yönetimsel işlerin kötü ele alındığının göstergesi olarak görülebilir. Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Drucker’e göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın % 25’i kadardır. Bu oran ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine ya da gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü, denetimi dışındaki zaman ortamıdır.
Yöneticinin toplam zamanının önemli bir bölümünü denetleyemediği zaman oluşturur. Yönetsel zamanın en değerli bölümü, yöneticinin yaratıcılık gerektiren çabalara ayırması gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi gerektiren bazı sorunların çözümünde, politikaların geliştirilmesinde ve uzun vadeli planların yapılmasında yönetici doğrudan görev almak zorundadır. Oysa yapılan araştırmalarda yöneticilerin zamanlarının önemli bir bölümünü rutin işlere ayırdıkları ortaya çıkmıştır. Günlük yazışmalar, rapor incelemeleri, başarı değerlemeleri, günlük toplantı ve törenlerde bulunma vb. görevler zihinsel çaba gerektirmeyen rutin faaliyetlerdir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)
Hergün kullandığımız zamanı artırabilmek (verimli kullanabilmek) için denetlenebilecek, genelde zamanı boşa harcatan en önemli 10 husus şunlardır:
1. İşyerinde kaybolan şeyleri aramak
2. İsteksizlik
3. İşlerdeki kesintiler
4. Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak
5. Beklenmedik gecikmeler veya zaman fırsatlarını değerlendirememek
6. Pişmanlık duymak ve düşler kurmak
7. İşi sürüncemede bırakmak
8. Sorunu kavrayamamak
9. Olumsuz kişisel tutum içerisinde olmak
10. Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak
İşyerinde kaybolan şeyleri aramakEğerkendinizi, diğer pek çok kişi gibi kaybettiğiniz şeyleri ararken bulursanız, çözüm organize olmaktır. Burada en temel kurallardan biri, işinize yaramayan her şeyi ayıklayarak çöpe atmak ve çöpe atmadığınız her şeyi dosyalayıp kaldırmaktır.
İşlerdeki kesintilerYöneticilerin boşa harcanan zamanının çoğunu kesintiler oluşturmaktadır. Büyük zaman almalarının nedeni, kesinti süresine malolmalarının yanısıra, rahatsız edilen kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için, yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini ve ona yeniden odaklaşmasını gerektirmesidir.
Araştırmalar göstermektedir ki, bir yöneticinin zamanı gün boyunca ortalama her 9 dakikada bir şu veya bu şekilde kesintiye uğramaktadır. Bir yöneticinin haftada 45 saat çalıştığını farzedersek, 9 dakikalık kesintiler sebebiyle, aynı yönetici günde 60, haftada 300 defa çalışma akışını durdurmak zorunda kalmaktadır. Bu aynı zamanda o kişinin günde 60, haftada 300 farklı işleilgilenmekzorunda kalması demektir. Şunu da ilave etmek gerekir: Bu müdahalelerin bir kısmı da esas işleilgilideğildir. Sadece bu basit gerçek bile göstermektedir ki “zaman kullanımı” nı mutlaka verimli hale getirmenin bir yolunu bulmak şarttır. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).
Bu zaman kesintilerini en aza indirebilmede yardımcı olabilecek bazı yöntemler şöyle sıralanabilir:
· Zaman dilimleri (blok süreler) halinde çalışma.
· İşyerini, dikkat dağıtıcı hususlardan etkilenmeyecek şekilde dizayn etme.
· İşe sabah erkenden başlama.
ZAMAN GÜNLÜĞÜ
Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte Zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup, gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalıyorlar. Zamanımızı kim (ler) çalıyorlar? Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz?
Zaman günlüğü yazmak size,
1. Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı,
2. Göreviniz ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını,
3. Kullanılmayan günlük serbest zamanınızın süresini,
4. Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi, Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini,
5. Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi gösterecektir.
Zaman Günlüğü Formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır. “Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittikten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sütuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz. Küçük kareler içinde, yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin, yapılan işi “çok önemli”, “hayati” bir iş ise A, sadece “önemli” bir iş ise B, “sıradan”, “rutin” bir iş ise C, “gereksiz”, “boşuna” bir iş ise D harfi ile işaretleyebilirsiniz.
Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek % oranını hesaplayabiliriz. Zaman Günlüğünüzü işaretlerken (yazanken) aşağıdaki ilkelere lütfen sadık kalınız.
1. Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın.
2. Günlüğünüzü kimseye okutmayın.
3. Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zaman yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun.
4. Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin.
5. Belleğinize (hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte ya da 20 dakikada bir yaptığınızı not edin.
6. Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekçi olun.
7. Her işin önem derecisini yazın.
Yukarıdaki anlatılanlar sizi başarıya götürecektir.
