ETKİLİ TAKIM ÇALIŞMASI Bölüm- I
TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNDE GRUP ÇALIŞMALARININ YERİ VE ÖNEMİ
Dünyadaki hızlı gelişim, teknolojik gelişmeler beraberinde ürünlerde çeşitlilik, büyük rekabet artışları ve yeni açılan pazarlardan pay kapma savaşını da getirmiştir.
Bu kıyasıya rekabet ortamı ülkeler arasında üstünlük sağlama varlığını devam ettirme ve ayakta kalabilme savaşıdır. Bu savaşta başarılı olabilmek değişimi kavramak ve değişime ayak uydurmakla mümkündür. Bu nedenle kalite temel felsefe kabul edilmiş, sürekli iyileşme ve gelişme temeline dayalı toplam kalite yönetimi geliştirilmiştir. Geri kalmışlıktan kurtulmak ve 21. yüzyılda gelişmiş ülkeler arasında yer alabilmek için sürekli gelişme ve değişim inancıyla Toplam Kalite Yönetimini (TKY) yaygın bir şekilde her alanda hayata geçirmek zorundayız. Kalite bilincinin kazandırılması eğitimle mümkündür. Ancak eğitim anlayışının ve eğitim sisteminin bu çerçevede yeniden yapılanması bir zorunluluktur.
Eğitim sistemimizin çağdaşlaşması daha etkili ve dinamik bir yapıya kavuşturulması, bilgi toplumunun gerektirdiği nitelikte insan gücünün yetiştirilmesi ülkemizin geleceği açısından bir zarurettir. Toplam Kalite Yönetiminin temel felsefesi günümüzdeki yok edici rekabet ortamında varlığını sürdürebilmektir.
Kültürel değişimin sağlanabilmesi için Toplam Kalite Yönetiminde kurumdaki tüm personelin ve grupların istekli hale getirilmesi bu amaçla uzun süreli periyodik eğitimlerin yapılması çalışanların kendini yaptıkları işe adamaları sağlanmalıdır.
Grup: Etkileşimde bulunan en az 2 kişiden meydana gelen topluluktur.
İnsanlar hayatlarını sürdürmek için mal veya hizmet üretmek zorundadır. Bu işleri yapmak istediklerinde mutlaka başka insanlarla beraber çalışmak zorundadırlar.
Genellikle, insanlar ortak ya da yakın işlevlere sahip küçük gruplar halinde çalışırlar. Grup içerisindeki her bir kişinin kendine özgü bir gayesi , beceri düzeyi ve işe yönelik bir tavrı vardır.
Toplam Kalite Yönetiminde kurumda çalışan tüm personelin okulun organizasyonunda, faaliyetlerin yürütülmesinde düzenli ve plânlı bir şekilde görev alması gerekir.
Okuldaki tüm gruplar; öğrencilerin gereksinimleri ve istekleri doğrultusunda okulun kapasitesini , imkânlarını en iyi şekilde kullanıp değerlendirmek, kalite okullarının gerektirdiği değişimleri başlatmak, değişim sürecinde içinde bulundukları toplumun istekleri kültürü, tarihi ve sosyo-ekonomik koşullarını göz önünde bulundurmak zorundadırlar.
Okullarda kurumun hedeflerine ulaşabilmesi için yapılan faaliyetleri gerçekleştiren Doğal Çalışma Grupları bulunmaktadır.
Organizasyonlarda Oluşturulan Çalışma Gruplarının Başarıya Ulaşmasında 10 İlke
1. Çalışma grubunun amaçlarının açık olması
* Çalışma grubu içerisinde tüm grup üyelerinin organizasyon ve çalışma grubunun amaçlarını iyi bilmesi.
* Grup üyelerinin üstlendikleri misyon konusunda anlaşmaları; anlaşmazlıklar var ise bunları birlikte çözmeleri.
* Grup üyelerinin üstlendikleri misyonun gerçekleştirilebilir olmalarına inanmaları ve ya üstlendikleri misyonun başarıya ulaşması için kapsamın daraltılması konusunda anlaşmaları.
* Grup üyelerini açık bir vizyonunun olması ve amaçlarına ulaşması için sürekli olarak ilerlemeler kaydetmesi.
2. Gelişme plânının mevcut olması
* Çalışma grubunun proje ile ilgili bir gelişme plânı oluşturması.
* Grubun projede kaydedilecek gelişmeleri izlemelerine imkân verecek bir akım şeması ve ya benzeri bir dokümana sahip olması.
* Grubun projenin uygulanması sırasında ne tür kaynaklar ve eğitime ihtiyacı olduğunu bilmesi.
3. Grup içerisinde görevlerin açık bir şekilde belirlenmiş olması
* Grup içerisinde görev ve hizmet bölüşümünün açık ve net bir şekilde yapılması
* Herkesin ne yapacağını iyi bilmesi.
* Grup içerisinde hangi görevlerin birlikte üstlenileceği ve hangi görevlerden bireysel olarak sorumlu tutulacağının bilinmesi.
* Grup içerisinde herkesin yeteneğinden azâmi ölçüde istifade edilmesi ve hiç kimsenin grup dışında kaldığını hissetmemesi.
4. Açık iletişim
* Grup üyeleri arasında açık ve doğrudan iletişimin mevcut olması.
* Grup üyelerinin birbirlerine dinlenme ve düşüncelerine saygı göstermesi.
* Bir başkası konuşurken müdahale edilmemesi ve konuşmasının kesilmemesi veya başkalarıyla konuşulmaması.
* Her aşamada enformasyonun paylaşılması.
5. Grup üyelerinden azamî fayda sağlanması
* Çalışma grubu üyelerinin tartışmalara aktif olarak katılması.
* Amaca ulaşmak için görüş ve önerilerini çekinmeden ortaya koymaları.
* Grup kararlarında consensusa ulaşmaya çalışmaları
* Görüşmeler sırasında grup üyelerinin tansiyonu artıracak davranış ve eylemlerden kaçınmaları.
6. İyi tanımlanmış karar verme süreci
* Grubun, kararların nasıl ve hangi yöntemlere başvurularak alınacağını bilmesi.
* Önemli konular ile ilgili olarak grup üyelerinin düşüncelerinin sözlü veya yazılı olarak oylanması.
* Consesusu amaçlayan bir karar verme sürecinin benimsenmesi.
7. Dengeli katılım
* Grup toplantılarında dengeli katılımın amaçlanması.
* Grup üyelerinin yükü ve başarıyı birlikte paylaşmaları.
8. Kuralların (normların) oluşturulması
* Grup içerisindeki temel kuralların açık bir şekilde belirlenmesi.
* Grup içerisindeki ne tür davranışların kabul edileceğinin ve ne tür davranışlara tolerans gösterilemeyeceğinin açıkça ve önceden tespit edilmiş olması.
9. Grup sürecinin işleyişinden haberdar olma
* Tüm grup üyelerinin grubun çalışma sürecini iyi bilmesi.
* Grup dinamiğinin hissedilmesi görülmesi ve duyulması.
10. Bilimsel yaklaşımın kullanılması
* Çalışma grubunda problem çözme ve karar vermede bilimsel verilerin kullanılması.
* Çalışma grubunda problemlerin araştırılmasında veri toplanması ve analizinde temel istatistik araçların kullanılması.
* Problemlerin temel nedenlerinin ya da asıl kaynaklarının saptanmaya çalışılması.
* Problemlerin ortadan kaldırılması için geçici çözümler yerine devamlı çözümlerin bulunması.
TAKIM KAVRAMI
Takım: Kendi kendilerini yöneten küçük gruplardır. Birey olmadan katılım olmaz.Aktif katılım şarttır.Hedeflerini,takımlar kendileri koyarlar. Takımlar dinamizmi yakalamalıdır. Dinamizm; gelişmedir. Gelişme de öğrenmeyi gerektirir. Öğrenmeyen takımlar, takım olamazlar. Sinerjik hareket; fikirlerin birbiriyle çatışmasından ortaya çıkan dinamikliktir(güçtür). Takımlar kendi sonlarına kendileri karar verirler. Takımda oylama yapılmaz, fikir birliği esastır.
A. Takım Çalışması
Hedef: İletişim tekniğinin kullanılmasına olanak sağlamak,iletişim tekniklerini kullanarak, kuruduğumuz takım sayesinde toplam kalite sistemini kurmak,geliştirmek ve yaşatmak.
Takım çalışması öncesinde tespit edilmesi gereken önemli noktalar:
* Takımın genel olarak anlama düzeyini belirlemek,
* Takımın iletişim sürecini gözden geçirmek,
* Alıştırma sırasında takımın yanıldığı noktaları saptamak.
B. Toplam Kalite İçin Neden Takım Çalışması Gereklidir?
* Takım çalışması,her yönüyle toplam kalitenin vazgeçilmez bir parçasıdır.
* Projeler ve bunları üreten takımlar takım çalışmasına öncelik tanımazlarsa toplam kalite başarılı olamaz.
* Kaliteli bir işletmecinin düşüncesine “takım çalışması kültürü” hâkim olmalıdır.
* Eğer işletmemiz kaliteci olacaksa “takım çalışması” düşüncesini benimsemelidir.
* Bu da takım liderliği ve takım üyeliği becerilerinin geliştirilerek işletme içinde yaygınlaştırılması gerekir.
* Bundan böyle bir çalışanın takım şeklinde nasıl organize olup çalışabileceğini bilmesi, görevinin önemli bir parçası olacaktır.
Çalışanların takım içinde çalışmayı benimsemeleri ve kalitedeki gelişimi fark etmeleri ile büyük ve son derece yapıcı bir gücün ortaya çıktığını göreceksiniz.
c) Grup-Takım Karşılaştırılması
Gruplarda
* Üyeler sadece yönetsel amaçlar için bir araya getirildiklerini düşünürler. Bağımsız çalışırlar, bazen de amaçları diğer üyelerinki ile çatışır.
* Birim hedeflerinin plânlanması sürecine yeterince dahil edilmedikleri için üyeler kendi hedeflerine odaklanmaya eğilim gösterirler.
* İşlerini sadece bir ücretli işçi olarak yaparlar.
* Üyelere sadece yapmaları gereken şey söylenir, fikirleri sorulmaz. Önerilere prim verilmez.
* Üyeler çalışma arkadaşlarının içgüdülerine güvenmezler, çünkü diğer üyelerin rolünü anlamamışlardır. Fikirler belirtmek ya da uyuşmazlık, oyun bozanlık ya da engelleyicilik olarak görülür.
* Üyeler konuşurken çok tedbirli davranmadıklarından aslında söylemek istedikleri algılanamaz. Sanki bir oyun oynanıyordur ve konuşmalarda açık yakalamak için iletişim tuzakları kurulur.
Takımlarda
* Üyeler karşılıklı dayanışmayı tanırlar ve hem kişisel hem de takım amaçlarına en iyi ancak karşılıklı destek sayesinde ulaşılabileceğini anlarlar. “Yer kapmak” ya da kişisel kazancını diğerlerininkinin üstünde tutmaya çabalamakla vakit kaybedilmez.
* Üyeler hem kendi işlerine hem de birime sahip çıkma duygusunu yaşarlar. Çünkü kendilerini oluşturulmasına
* katkıda bulundukları hedeflere adamışlardır.
* Üyeler sahip oldukları kişisel yeteneklerini ve bilgilerini takım hedefleri doğrultusunda kullanarak organizasyonun başarısına katkıda bulunurlar.
* Üyeler bir güven ortamında çalışırlar ve fikirlerini, anlaşmazlıklarını ve duygularını açıkça ifade edebilmeleri yönünde yüreklendirilirler. Sorular ve sorunlar saygıyla karşılanır.
* Üyeler açık ve dosdoğru bir iletişim uygularlar. Birbirlerinin bakış açısını anlamaya özen gösterirler.
